3-2-arbejdsuge på prøve

I Miljøstyrelsen var man klædt godt på til hjemsendelse, da corona lagde landet ned i marts måned. For inden da havde man i årevis afholdt digitale møder med folkene i de decentrale enheder, som ligger spredt rundt i landet. På kontorerne var der oprustet så tilstrækkeligt med Skype-faciliteter i små mødelokaler, at styrelsens 600 medarbejdere performede lige så godt under hjemsendelsen som før.

Miljøstyrelsen var også kommet foran på point på grund af udflytningen til Odense i januar 2018. Fra da af kom der for alvor gang i de digitale møder. Og det hele blev kun endnu mere virtuelt, da man i maj 2019 lukkede hovedkontoret i København.

I dag er en tredjedel af medarbejderne pendlere. De er blevet tilbudt en 3-2 ordning - tre dage på arbejdet og to dage hjemme. Og den ordning har man, fordi det har vist sig at være svært at tiltrække højkvalificerede jurister til Midtfyn, udvidet til også at omfatte jyder, som får tilbudt en 3-2 ordning, hvis de bor mere end 130 km fra Odense.

Men det stopper ikke her, for nu sker der det, at mange andre medarbejdere i Miljøstyrelsen begynder at skæve lidt misundeligt til pendlernes 3-2 ordning. Ikke mindst efter man har fået smag for hjemmearbejdspladsen under corona-nedlukningen.

Ledelsen, der for et år siden afviste en generel ordning, har nu meldt ud, at man fra det nye år igangsætter en pilotordning, hvor næsten alle kan arbejde 3-2, hvis de ønsker det.

Der er nogle funktioner, fx telefon-hotlines, hvor det ikke kan lade sig gøre. Der er også nystartede medarbejdere og studentermedhjælpere, for hvem hjemmearbejdspladsen er uhensigtsmæssig. Men i princippet er der indvarslet en ny tid i Miljøstyrelsen, hvor alle medarbejdere får udstrakt frihed til selv at planlægge deres arbejdsuge, fortæller tillidsrepræsentant i Miljøstyrelsen forstfuldmægtig Ejgil Edfort Andersen.

- Der er meldt en række retningslinjer ud, men der bliver behov for nogle justeringer, når vi får flere erfaringer. Der er tale om, at alle skal møde ind om onsdagen, og så kan man selv tilrettelægge resten af ugen. Men det har jo den ulempe, at så er kantinen overfyldt, og alle mødelokaler bookede om onsdagen, mens der måske er helt tomt om mandagen og fredagen.

Det skal finde sin form, men jeg er ikke i tvivl om, at det er i den retning, vi kommer til at bevæge os på den lange bane, siger han.

- Er der to ting, som er vigtige for de unge i dag, så er det integritet og fleksibilitet. Vi scorer højt på integritet. De unge føler, de har deres værdier på plads, når de får arbejde i Miljøstyrelsen. Men hvis vi ikke gør noget aktivt ved det, så vil mangel på fleksibilitet kunne afholde især unge akademikere fra at søge job i Odense, siger han.

Fordele ved begge verdener

Ulempen ved hjemmearbejdspladserne og den virtuelle kommunikation er, at det koster på det sociale samvær, vurderer Ejgil Edfort Andersen.

- Den digitale arbejdsplads kan ikke tilbyde alle de uformelle snakke i frokostpauser og henover bordene i storrumskontoret, som er så vigtige. Det er den store udfordring, også når det handler om internationale konferencer. Møderne kan for så vidt fint gennemføres på Skype eller Zoom. Men man mister det der med at sætte sig ned sammen med tyskerne om aftenen og tale uformelt med dem om, hvorfor de står så hårdt på nogle synspunkter. Det er også et problem, at der er mindre tid til at tale med NGO’erne, når man ikke mødes i kaffepauserne eller går ud og spiser frokost sammen.

- Man holder heller ikke kontakten med kolleger i andre lande efter konferencerne på samme måde, når man har mødt dem på Skype, som når man har mødt dem i virkeligheden.

Men fordelene ved den digitale kommunikation overtrumfer ulemperne, vurderer Ejgil Edfort Andersen.

- Besparelserne ved de digitale møder er til at tage og føle på. Tidligere kom jeg til København mindst en gang om måneden til møder, der typisk varer to timer. Jeg brugte en hel dag på det. Nu bruger jeg de to timer, mødet varer, ved computeren, og jeg har ikke været i hovedstaden siden marts måned. Det samme gælder de internationale konferencer, som fx kan bestå af en tredages workshop, hvor man kommer om mandagen og tager afsted om fredagen. Det er en hel arbejdsuge ud af kalenderen, og det er dyre hotelregninger og flyrejser. Nu afholder vi uden problemer møderne digitalt og sparer en masse på både transport, hotel og CO₂.

- Sekretariaterne sparer især penge, fordi de ofte er afsted fem mand. Derudover oplever vi et mere stabilt og velrepræsenteret fremmøde på de virtuelle konferencer. For nu har også de mindre velbemidlede organisationer råd til at deltage, siger Ejgil Edtoft Andersen.

Planen er lige nu i flere af de internationale fora, at hvert andet møde skal være digitalt og hver andet fysisk, fortæller han.

- Det gælder om at finde den rigtige balance, hvor man får fordelene med fra begge verdener. For ulemperne viser sig så snart, balancen tipper. Når vi fx tager til konferencer, så holder vi møder fra kl. 9 om morgenen til kl. 17 om eftermiddagen. Det hele skal presses sammen, så man sparer overnatninger. Men et digitalt møde foran skærmen, der varer en hel dag, bliver man fuldstændig smadret af. Derfor passer det bedre til den digitale form, hvis man spreder et tredages møde ud over fx tre uger. Så bliver der også bedre tid til at sætte sig ind i tingene og få læst papirerne undervejs.

- Omvendt opstår problemet, at man ikke er presset til at tage en beslutning. Når man er fysisk afsted til konferencer, ved man, at beslutningen skal tages inden frokost om fredagen – og derfor tager man beslutningen. I den digitale verden kan man nemmere slippe afsted med at skubbe beslutninger foran sig, siger Ejgil Edtoft Andersen.

Det, der skal til

Efter godt et halvt år med coronatilstande er teamleder i Landbrugsstyrelsen dyrlæge Inger Løn udmærket klar over, i hvilken retning vinden blæser – også efter coronanedlukningerne.

- Den digitale og fleksible arbejdsplads er kommet for at blive. Vi er derfor også begyndt at tilbyde hæve-sænkeborde, kontorstole og -lamper til medarbejderne, så deres hjemmearbejdspladser kan komme til at fungere optimalt. Hvor vi ender fordelingsmæssigt mellem hjemmearbejde og fysisk fremmøde, står endnu ikke mejslet i sten. Tre dage på kontoret og to dage på hjemmearbejdspladsen er nok den løsning, som ligger lige for. 

- Der kan dog også være andre muligheder, afhængigt af medarbejdernes individuelle ønsker og opgaver. Men jeg tror, at tiden for obligatorisk fremmøde på kontorarbejdspladsen hver dag er forbi for de fleste, siger Inger Løn, som synes, at der har været rigtig meget god læring under nedlukningen.

- Jeg er en af de ledere, der kan have det svært, når jeg ikke er i rum sammen med de mennesker, jeg skal lede. Tilstedeværelse, synlighed og nærvær er i høj grad det, der kan give et team den følelse af fællesskab og begejstring, som er så vigtig. Vi kan alle sammen sidde hver for sig i et stykke tid og arbejde efter faste procedurer. Det er den nemme del, og det er også den del, der virker rigtig godt, når man sidder på hver sit kontor og kommunikerer i det virtuelle rum. 

- Men når det gælder den mere subtile kommunikation, så går cirka 70 procent tabt under et digitalt møde. Den synergi og energi, der kan gøre tingene mere enkle og meningsfulde for alle, så man får lyst til at udvikle sig og gøre noget for den fælles opgaveløsning, oplever jeg, er svær at opnå, hvis man ikke er i rum sammen. Den digitale kommunikation virker udmærket, og vi kan sagtens gøre det, vi skal, med den. Men der er forskel på at gøre »det, vi skal«, og »det, der skal til« i fremtiden, siger Inger Løn.

Kunsten at være selvkørende

 Vi bliver i den her tid meget klogere på, hvordan vi får skabt nogle nye arbejdsforhold, som passer med den tid, vi lever i, mener hun.

- De kommende år vil vise os, hvordan vi kan indrette et arbejdsmarked, der både er meningsfuldt for den enkelte og imødekommer de fordringer, medarbejderne har. Det er en kunst at kunne være selvkørende en stor del af tiden, uden at man går glip af sammenhængen og opbygningen af stærke relationer. Men det er præcis det, vi skal blive rigtig gode til, for vi kommer nok ikke til at vende tilbage til den gamle verden, når coronaen engang forsvinder. Det handler om både små og store ting.

- Selv oplevede jeg fx, at jeg kunne glemme at spise frokost, og at jeg havde svært ved at lægge ting fra mig, når jeg arbejdede hjemme. Så her ligger også en stor opgave til den hjemmearbejdende medarbejder – man skal kunne balancere med sig selv i en hel arbejdsdag med både gejst, effektivitet og indlagte pauser.

Den store udfordring for ledelsen er, hvordan vi kan sikre det fortsatte engagement og den daglige arbejdsglæde – også på den lange bane, mener Inger Løn.

- Arbejdsmarkedet i disse år er meget uforudsigeligt. Det har man sagt nok sagt om arbejdsmarkedet i lang tid, men det er bestemt ikke blevet mindre sandt. Læg dertil, at vi også selv er blevet mere uforudsigelige. Nyuddannede kommer i dag i langt mindre grad ind på arbejdsmarkedet med en forudsætning om, at de skal være på den samme arbejdsplads i mange år.

- Og de kommer også ud fra uddannelsesinstitutionerne med en langt større pallette af muligheder, hvilket kan være både godt og skidt. Det afgørende er, at vi får indrettet et arbejdsmarked, der på den ene side kan skabe mening og sammenhæng for medarbejderne, og på den anden side kan komme dem i møde på den individualiserede tilgang til arbejdet, som vi har i dag. 

- Jeg tror, at vi skal gå pragmatisk frem og se, hvad der virker bedst. Min vurdering er, at vi kommer til at arbejde hen imod en mere og mere fleksibel arbejdsplads med rum til individuelle løsninger alt efter medarbejdernes præferencer og livsfaser, siger Inger Løn.