Der har til alle tider været et krav til lønmodtagere, at når de går på arbejde, så skal de være – eller i det mindste se ud som om de er – effektive. Men hvad er effektivitet? Er vi overhovedet enige om, hvad der ligger i begrebet i dag? Det nemme svar på spørgsmålet er: Effektivitet er, når arbejdsopgaven går over stok og sten, og det hele kører.
Før i tiden, dengang det hele handlede om at gøre, som chefen sagde, var det måske også en dækkende forklaring. Der var kun én rigtig måde at udføre opgaven på, så den effektive medarbejder var den, der kunne løse opgaven i en fart.
Der er løbet meget vand i åen siden da. Videnssamfundet har afløst landbrugs- og industrisamfundene. Flere og flere mennesker arbejder med sprog, kommunikation, systemer og medier. De er selvledende, og deres produktivitet er svær at måle på. Så hvad er effektivitet på det moderne arbejdsmarked? Der er stærkt divergerende opfattelser af begrebet i dag, vurderer ekstern lektor ved Københavns Universitet, ph.d. og indehaver af portalen effektivitetseksperten.dk Christina Schnohr. Hun er imidlertid ikke i tvivl om hendes egen definition: Effektivitet er, når man gør det vigtige.
- Man kan sagtens være meget produktiv uden at være effektiv. Hvis man skynder sig, men rammer bare en smule forbi det, der egentlig er vigtigt, så arbejder man ineffektivt. Man kan gå til en masse møder og sætte flueben ved mange opgaver, men hvis det ikke er vigtige møder eller vigtige opgaver for ens kerneopgave, så nytter det ikke noget at skynde sig.
Urinstinkterne
Det effektive mindset er fokuseret. Så enkelt er det - og så enkelt er det så desværre ikke alligevel, mener Christina Schnohr.
- Det er ikke naturligt for os mennesker at fokusere. Den dybe årsag er, at på savannen var det dem, der fokuserede så meget på en opgave, at de ikke kunne have deres opmærksomhed andre steder, som blev spist af en løve. De, der havde deres opmærksomhed ude i alle retninger og kunne høre et rovdyr komme snigende lang afstand, overlevede. Det moderne menneske går ikke rundt og er i livsfare, men kæmper til gengæld hver dag hele livet med alle de små forstyrrelser, som vores hverdag aldrig har været mere fuld af end i dag. Og som vores opmærksomhed naturligt vendes mod.
Hver eneste gang du bliver forstyrret, så tager det mindst otte minutter at vende tilbage til fuld koncentration på opgaven.
Christina Schnohr har de sidste par årtier arbejdet med ledere og medarbejdere, der har brug for hjælp til at få skærpet deres fokus og effektiviseret deres arbejdsgang. Mange af dem er skamfulde over, hvor dårlige de er til at holde fokus. Til dem siger hun:
- Ja selvfølgelig er du det, for du er et menneske! Du står jo heller ikke ude i Zoologisk Have ved abeburet og siger »det var da godt nok pokkers, som de hopper og springer rundt - de virker da helt ufokuserede«. Nej, for det er jo aber.
- Vi mennesker er ganske vist et par stadier længere fremme i vores udvikling, men vi kommer lige fra aberne og har mange af de samme instinkter i os. Derfor er det »naturlige« for os at lave overspringshandlinger. Det naturlige for os er også, at vi lader os hyle fuldkommen ud af fokus, når der dukker en mail op i indbakken. Den forventning vi har til os selv om, at vi kan sidde koncentreret i timevis uden at blive distraheret af de forstyrrelser, der er omkring os, er helt ved siden af.
Snyd din hjerne
Vi skal designe os ud af vores nedarvede manglende evne til at fokusere på én ting i længere tid ad gangen, mener Christina Schnohr.
- Forstyrrelser, og den deraf følgende mangel på fokus, er vor tids største trussel mod effektivitet og mental sundhed. Så hvad stiller du op med forstyrrelserne?
Du snyder dine urinstinkter og din hjerne ved at designe din egen arbejdsdag effektivt. Når du sidder med en udfordrende opgave, sørger du for at blive afbrudt så lidt som muligt. Du har mod til at sige til dine nærmeste kolleger, at de næste par timer må de ikke forstyrre. Du sørger for, at der er en kop kaffe ved computeren, når du går i gang, så det ikke er en tur hen til kaffeautomaten, som bliver den overspringshandling, der bringer dig ud af fokus. Hver eneste gang du bliver forstyrret, så tager det mindst otte minutter at vende tilbage til fuld koncentration på opgaven, viser undersøgelser.
Dernæst er det vigtigt, at du arbejder i intervaller, understreger Christina Schnohr.
- 25 minutters ubrudt og fokuseret arbejde og så 5 minutters pause er vejen til fokus og effektivitet. Op og strække benene. Gå en lille tur og så tilbage til opgaven. Nu er du allerede godt i gang med at snyde din biologi en smule. Du har skabt gode arbejdsbetingelser for din hjerne. Og du har, med små pauser ind imellem, arbejdet effektivt i et par timer. 25-minutters intervallerne hedder Pomodoro-teknikken, og det er en af de mest anvendte værktøjer til at arbejde fokuseret og minimere overspringshandlinger.
Når perioden med fokuseret arbejde er forbi, kan du sige: »Så er jeg tilbage igen« til dine kolleger.
- Nu er du klar til at tage telefoner og svare på mails, hvilket også er en del af din kerneopgave – og derfor vigtigt. Det kan være, at du, mens din arbejdsfunktion i virkeligheden bare er at stå til rådighed, kan indpasse en mindre krævende opgave, hvor du skal sætte nogle kommaer, imens du afventer flere opkald på telefonen. Så er det den opgave, du lægger foran dig i den time.
Sov godt
Hvis det lyder som om, det er nemt kun at arbejde med »det vigtige«, så er det ikke helt rigtigt. Det kræver stort overblik, god kommunikation, klare mål, løbende forventningsafstemninger, mod til at stille spørgsmål til opgaven og hele tiden at sørge for, at det, man laver, rammer plet i forhold til de mål, man har på arbejdet. Det kræver faktisk så meget af den enkelte medarbejder at arbejde effektivt og blive ved med det, at man er nødt til at prioritere sit fysiske og mentale helbred højt, mener Christina Schnohr.
Mange af de problemer, vi har på arbejdsmarkedet med både stress og ineffektivitet, skyldes, at der er overload på opgaveløsningen.
- Hvis ikke vi er fysisk og mentalt klar på arbejdet, så kan vi umuligt bevare overblikket midt i alle de forstyrrelser, vi oplever på det moderne arbejdsmarked. Derfor skal vi lære at frakoble.
Intet gør mig mere effektiv, end når jeg tager min 4-årige søn med i svømmehallen. Der kobler jeg fuldstændig fra og regenerer. Det er den aktivitet, som i højest grad gør mig klar til at være effektiv på arbejdet.
Vi er nødt til at tænke hele vejen rundt om vores hverdag, når vi taler om effektivitet i dag, mener Christina Schnohr.
- Afslapning, fordybelse og en god nattesøvn er meget vigtige faktorer for, at vores hjerne bevarer evnen til at fokusere. Hvis vi ikke prioriterer at få en god nattesøvn, bliver vi først dårlige kærester og sidenhen ineffektive medarbejdere. Det skal helst være mindst 7½ times søvn og helst fra kl. 23, da timerne fra 23-01 er de bedste i døgnet til at genopbygge kroppen.
Nedsat arbejdstid
Al den stund at meget få virksomheder på et strukturelt plan arbejder målrettet med at skabe fokusperioder uden forstyrrelser for deres medarbejdere, er det ikke kun et individuelt ansvar at designe en effektiv arbejdsdag, mener Christina Schnohr.
- Mange af de problemer, vi har på arbejdsmarkedet med både stress og ineffektivitet, skyldes, at der er overload på opgaveløsningen. Hvis du har et team af medarbejdere, som både hver for sig og sammen har en konstant følelse af at være presset på at nå i mål, så kan du være sikker på, at de hen ad vejen begår en masse fejl. Der opstår sandsynligvis også en masse misforståelser og måske endda konflikter.
- Undersøgelser viser, at i den tid en gennemsnitlig medarbejder arbejder mere end 40 timer om ugen, laver man så mange fejl, at det tager andre folk længere tid at rette op på dem, end man selv vandt ind ved at arbejde over, siger Christina Schnohr og tilføjer, at der er mange vellykkede eksempler fra det virkelige liv, hvor arbejdspladser har eksperimenteret med at sætte tiden ned uden at sænke lønnen.
- Eksperimenterne er foregået på alt fra plejehjem til Toyotaværksteder. Man giver fx medarbejderne en time tidligere fri hver dag samtidig med, at man sørger for at skabe en kultur, som minimerer afbrydelser og unødvendige pauser. Du får en time tidligere fri – til gengæld er der ikke noget med lige at være på Facebook en halv times midt i det hele. Den slags spild af tid får man bugt med parallelt med, at man sænker arbejdstiden, fordi man ved, at medarbejdere snildt kan spilde op til tre timer om dagen på at have udviklet ufokuserede arbejdsvaner.
- Erfaringerne er, at det kan virke godt på både bundlinje, arbejdsglæde og ikke mindst kvaliteten af det arbejde, man leverer, at sætte arbejdstiden ned. Den konklusion understøttes af mange interessante undersøgelser, som peger på, at det ikke er tiden, du er på arbejde, som er afgørende. Det er, om du i den tid laver det vigtige.
