Du har endelig fundet ind i en koncentreret tilstand på dit arbejde. Du har travlt, for du har en deadline, men du er samtidig helt ret og arbejder effektivt mod målet. Pludselig bliver du bedt om at tage stilling til noget helt andet. Som et stik, der bliver revet ud af en stikkontakt, bliver du revet ud af din koncentrerede tilstand.
Hører du til dem, der kan nikke genkendende til pressede situationer, hvor du ved en forstyrrelse bliver hylet ud af den i en grad, så du ikke kan huske, hvad du foretog dig 45 sekunder forinden? Du har lige søgt efter noget på nettet, men du har glemt, hvad det var – som om strømmen er gået et sted i hjernen.
Hvis du har undret dig over, om det er dig, der er noget i vejen med, kan videnskaben berolige med, at det, der sker i din hjerne, er helt normalt. Nar vi glider ind i en tilstand af koncentreret opmærksomhed, aktiveres det organ i hjernen, der hedder hippocampus. Det er en effektiv del af hjernen, men den er ikke særlig stabil, for når den forstyrres eller stresses, sletter den korttidshukommelsen og lukker ned.
Koncentration er en fascinerende egenskab hos mennesker, mener specialist i arbejds- og organisationspsykologi pa Aalborg Universitet, Einar Baldursson.
- Det er nærmest magisk, hvordan vi kan gå ind og ud af denne fokuserede tilstand. Videnskaben har ikke kortlagt præcist, hvordan det foregår, men vi kan måle, at hjernen har svært ved at omstille sig fra en koncentreret tilstand.
- Hvor hård en prøvelse, det er for den, afhænger af, om du har en følelse af at have tid og kompetencer nok i det øjeblik, du bliver forstyrret, eller om du fler dig presset. Arbejder du i et tempo, der passer til dine hukommelsesfunktioner, glemmer du ikke det, du lige har foretaget dig. Du har stadig styr pa dit mål og dine metoder, ogdu kan bruge din viden optimalt. Men når du arbejder under pres, går dit stresssystem i gang, og nu bliver der mindre plads at gøre godt med i korttidshukommelsen. Den bliver ustabil, siger Einar Baldursson.
Kædereaktionen
Når medarbejdere, som arbejder under tidspres, bliver forstyrrede i deres arbejde, går der en kædereaktion af negative ting i gang, fortæller han.
- Hver gang du bliver forstyrret, skal du anstrenge din hjerne for at finde tilbage til der, hvor du kom fra. Det er i forvejen en udfordring at have travlt, men hvis du oveni bliver forstyrret, må du afbryde din planlægning, sætte opgaven på hold, vende dig mod en anden opgave eller svare på et spørgsmål og vende tilbage igen. Der går altid en vis tid, inden du overhovedet kan komme i gang igen, selv efter en mindre afbrydelse. Men der går endnu længere tid, inden den koncentrerede tilstand kan indfinde sig igen. Og nu risikerer forstyrrelsen, fordi du har travlt, at øge dit stressniveau, så den grundlæggende ressource i alt moderne arbejde – overblik – forsvinder.
- Den dårligst mulige betingelse for at få kvalitet og effektivitet til at gå op i en højere enhed på arbejdet er, hvis medarbejderne bliver forstyrret, når de arbejder under pres. Derfor må man som ledelse foretage et valg. Hvis man accepterer tidspres som vilkår på arbejdspladsen, må man til gengæld lade være med at forstyrre medarbejderne, siger Einar Baldursson.
Hver gang du bliver forstyrret, skal du anstrenge din hjerne for at finde tilbage til der, hvor du kom fra.
Einar Baldursson,
Såecialist i arbejds- og organisationspsykologi, Aalborg Universitet.
Betingelser for tidspres Hvis arbejdsprocesserne er veldefinerede og glider glat, er der intet i vejen for, at medarbejdere kan køre sig selv ud til en grænse indimellem, vurderer ph.d. lektor pa Psykologisk Institut pa Aarhus Universitet, Thomas Faurholt Jonsson.
Der er nogle få, men til gengæld helt nødvendige betingelser, der skal være opfyldt, hvis medarbejdere jævnligt skal arbejde under tidspres uden at blive mentalt belastede af det.
- Den første er, at de er stærkt motiverede for at gøre det. Vi motiveres ret forskelligt, men der er to ting, der går igen for os alle. Det skal opleves som nogenlunde realistisk at nå i mål, ellers mister man motivationen. Og man skal stole på, at man har kompetencerne til at udfore opgaven. Hvis de to faktorer er til stede samtidigt, kan der gå sport i at arbejde under pres. Man konkurrerer med sig selv og hinanden. Der opstår et samspil mellem den person, du er, det team, du er en del af, og den situation, I står i. For nogle mennesker giver deadlines masser af positiv energi. Andre bliver demotiverede af konkurrence og pres. Kunsten at få
jobfunktioner til at matche personlighedstyper er derfor et vigtigt element i at mindske de negative effekter af tidspres, siger Thomas Faurholt Jonsson.
Der, hvor tidspresset bliver ubehageligt – for både de udadvendte og de indadvendte, de optimistiske og de pessimistiske, de konkurrenceprægede og de mere tilbagelænede – er, når man føler, at man mister greb om situationen, pointerer han.
- Jeg har endnu ikke modt et menneske, der bryder sig om at arbejde under tidspres uden at kunne se et lys for enden af tunellen. Man skal kunne se pointen i det. Og man skal opleve, at ens kapacitet harmonerer med de krav, der bliver stillet.
- Hvis vi bliver pressede uden tro pa at kunne nå i mal, reagerer vi meget individuelt. Reaktionerne kan veksle mellem følelser af utryghed, nedtrykthed, irritation, selvbebrejdelse, aggression og afmægtighed. Man begynder ikke at kunne koble af og restituere kroppen, fordi den hele tiden er klar til kamp. Det tærer at være i alarmberedskab hver dag på arbejdet, og inden lange begynder det måske at kunne ses af andre, at kvaliteten af ens arbejde er faldende – og så mister man selvtillid.
- Det leder alt sammen lige over i en stresstilstand, hvis presset er vedvarende, siger Thomas Faurholt Jonsson.
Den bredere del af hjernen Nogle arbejdsopgaver egner sig til at blive udført under pres – andre gør ikke, vurderer Einar Baldursson.
- Tidspres bliver nasten uundgåeligt til et problem, nar arbejdet folder sig ud i tempi. Der er opgaver, som kræver, at du stopper op og tænker dig om. Der er opgaver, som indebærer overraskelser. Dine arbejdsfunktioner skifter i løbet af dagen. Langt det meste vidensarbejde foregår på den måde, siger han.
Her bliver vi igen nodt til at have en smule forståelse af, hvordan hjernen arbejder. Den er god til at indstille sig pa hurtige effektive løsninger. Så når det kører derudaf med veldefinerede, rutineprægede opgaver, hvor man kan se en begyndelse og en afslutning, har den ikke noget imod, at du er presset, fortæller Einar Baldursson.
- Men hvis hjernen pludselig skal stoppe op og tanke sig om, kraver det, at den omstiller sig til en anden tilstand, som involverer en meget bredere del af den. Nu er der fokus pa problemlosning, kommunikation eller god kundeservice frem for effektivitet. Hjernen reflekterer, vurderer, improviserer, tanker sig om – og finder en losning.
Det leder alt sammen lige over i en stresstilstand, hvis presset rt vedvarende.
Thomas Faurholt Jønsson,
Ph.d., lektor, Psykolgisk Institut, Aalborg Universitet.
- Hvis du går ind i den slags situationer med effektivitet som udgangspunkt, vil det gå ud over din evne til at træffe gode beslutninger. For under pres bliver hjernen automatisk mindre indstillet på at tænke sig om. Den griber ud efter den første løsning, den kan komme i tanke om. Derfor åbner man en ladeport af potentielle risici for fejl og dårlige beslutninger, hvis man presser sine medarbejdere ud over deres grænser, siger Einar Baldursson.
Der var engang, hvor det hed sig, at hvis man udførte sin opgave tilfredsstillende og til tiden, så kunne man gå hjem med god samvittighed. Sådan er det ikke længere, vurderer Thomas Faurholt Jønsson.
- Der er løbet funktioner på i arbejdslivet, som gør det mere komplekst at gå på arbejde. På de fleste arbejdspladser er der mange mål. Virksomhederne eftersørger medarbejdere, der kan servicere en kunde så godt, at kunden vender tilbage. Man skal kunne brande sin virksomhed. Man skal vare innovativ, interessere sig for nye metoder og nye værktøjer. Hvis man vedvarende presser medarbejdere pa tid, skal man være klar over, at det er de udviklende funktioner, som går i stå. Forst ryger det innovative, så ryger det servicemindede, og til sidst har man heller ikke tid til at kommunikere om, hvor det gik galt, siger Thomas Faurholt Jonsson. ♦
